Определение содержания и стратегия реализации

Обычно по объему проекта ERP означает набор функций будущей системы и процессов, которые они поддерживают. Однако следует также помнить об объеме данных, над которыми мы будем работать, об организационной сфере действия системы (предприятия, компании), географическом охвате (например, рынки, источники поставок), связях с другими ИТ-системами и целевой группой пользователей.

е
Точное определение объема внедрения является ключевым как для внедряющей компании, так и для будущего пользователя системы. Обе стороны заинтересованы в тщательном выполнении этой части проекта, поскольку сфера:

• станет основой для разработки дальнейших параметров проекта:
  стратегии реализации: полная реализация, развертывание, многоэтапная реализация,
  Бюджет: исходя из подробного объема проекта, вы можете определить фактическое необходимое количество рабочих дней для консультантов внедряющей компании,
  график: определение «основных этапов» и основных сроков проекта (начало / конец каждого этапа); полный график состоит из подробного плана для текущей фазы проекта и рамочного плана для следующих этапов,

• позволит заранее определить и зарезервировать ресурсы, необходимые для реализации проекта (члены рабочих групп, техническая инфраструктура и т. д.),

• это позволит четко разделить обязанности и ответственность между всеми участниками проекта (клиентом, консультантами или другими заинтересованными сторонами), enable позволит систематически контролировать процесс реализации и использования бюджета.

Кроме того, поскольку масштаб проекта - это разработка общих целей проекта, его детальная проверка после продуктивного старта позволит определить, была ли реализация успешной или неудачной.

Кто участвует в определении объема реализации?

Не существует золотого правила, определяющего, кто в данной компании должен участвовать в определении масштабов внедрения интегрированной системы. В общем, это управленческая команда, директора и реже руководство. Решение идеально, когда можно идентифицировать так называемые Владельцы процессов (BPO - Владельцы бизнес-процессов), которые обладают экспертными знаниями о функционировании отдельных областей компании, могут принимать решения в области изменений процесса и могут определять, как и каким образом данный процесс должен отражаться в ИТ-системе.
Работы по определению объема являются многоэтапными, они начинаются с общего объема (например, какие компании в группе будут охвачены реализацией) и постепенно уточняются.
В каждом случае в них принимают участие ведущие консультанты внедряющей компании. Хорошо, если консультанты знают отрасль и уже запустили проект в компании аналогичного характера. Консультанты работают с ключевыми пользователями, руководителями отделов и владельцами процессов. Затем диапазон, разработанный для данной области (модуль SAP), компилируется в виде единого документа и подлежит проверке и утверждению руководством проекта.

Когда определить объем реализации?

В соответствии с методологией, используемой BCC, объем реализации определяется в так называемой фаза 0 проекта - предварительный анализ. Этот этап предшествует утверждению предложения клиентом и начинается подготовка проекта. Проведение такого анализа на систематической основе и при поддержке методологии реализации позволяет лучше подготовить предложения, ключевым элементом которых является масштаб реализации.
Бывает, что объем реализации задается сверху (например, в проектах развертывания). В этих случаях проверка диапазона должна выполняться на этапе концептуального проектирования вместо определения области.
Методы определения дальности
Приступая к определению объема реализации, важно, чтобы владельцы процессов, ключевые пользователи или управленческий персонал были знакомы с возможностями и функциональными областями систем SAP.

Следует помнить, что решения SAP - это не только ERP , но все семейство продуктов, включая системы CRM , SCM, BW и другие. Для удовлетворения требований компании может потребоваться параллельное и скоординированное внедрение двух или более из этих решений. Очень полезно организовать сквозное обучение, представляющее все наиболее важные процессы и функции системы в стандартной конфигурации. Контрольные посещения также практикуются на заводах аналогичного типа производства.

Определение области действия состоит в разделении основных элементов проекта, определенных на общем уровне (учет, закупки, продажи и т. Д., Которые соответствуют отдельным областям функциональности системы SAP), на более мелкие, более простые в управлении компоненты. Такое разложение повысит точность оценки затрат, сроков и ресурсов. Следующим шагом является определение того, попадает ли данный элемент процесса в рамки реализации.

Хорошей привычкой при определении области является сбор документации с указанием текущей (или целевой - на момент реализации, если планируются изменения), организационных структур, диапазонов данных, количества обработанных документов, ограничений и предположений.

В работе над определением области используются следующие методы:

• консультации в рабочих группах,

• анализ имеющейся документации,

• разложение процессов,

• использование ноу-хау от других подобных предприятий,

• рекомендации внешних экспертов.

Полезные инструменты
При определении области действия стоит использовать инструменты и материалы, которые помогут сторонам, участвующим в проекте, сформулировать область таким образом, чтобы она была понятной и приемлемой для компании и партнера по внедрению.
Карта бизнес-процессов: сделана для реализации или полностью самостоятельно. Обычно номенклатура SAP не используется в такой карте и включает определение целевых процессов (так называемых tobe), которые не всегда совместимы со стандартными процессами SAP. Следовательно, необходимо работать над «переводом» процессов из карты в функции SAP. Существенным преимуществом карты процессов является то, что она дает консультантам внедряющей компании быстрое понимание структуры и процессов, происходящих на предприятии.
Инвентаризация текущего состояния: анализ текущей ИТ-системы, документооборота, типов документов и процессов. Этот вариант выбирается, если клиент не намерен вносить существенные организационные изменения во время внедрения.
Предопределенный диапазон в качестве контрольного списка для отдельных компонентов системы (элемент в диапазоне да / нет). Этот инструмент является наиболее эффективным, потому что он показывает все возможные процессы, действия и необходимые структуры данных, предлагаемые системой SAP. Задача рабочей команды - только выбрать нужные опции из списка.
В случае развертывания внедрений SAP объем реализации может быть определен в пилотном проекте. Затем его содержание (GAP - анализ расхождений) модифицируется местными правовыми условиями и значительными потребностями рынка или бизнеса.
Каждый раз, определяя масштаб проекта, следует внимательно следить за тем, будет ли установленный объем возможен по техническим причинам, бюджетным возможностям компании и с точки зрения ее реальных потребностей.
Проверка диапазона
Этот процесс должен выполняться как консультантами, так и командой клиента. Консультанты выполняют проверку с точки зрения согласованности и возможности последующего внедрения заданного объема в систему. Тем не менее, клиент проверяет объем с точки зрения бюджета, реальных потребностей, планов развития и стратегии компании, а также организационных возможностей и т. Д. Результатом является принятие объема, который будет являться приложением к соглашению о реализации.
Является ли объем реализации неизменным?
Бывает, что на следующих этапах проекта, концепции, реализации или подготовки к запуску возникает потребность изменить масштаб. Для этого может быть много причин:

• неправильная реализация предварительного анализа (фаза 0),

• внешние события (слияния, изменение стратегии, изменение среды компании и т. д.),

• технологические изменения.

Поскольку это один из основных факторов риска проекта, перед принятием решения об изменении объема работ следует проанализировать следующие аспекты:

• определение ранга изменения: косметическое, среднее, значительное, критическое для бизнеса,

• как предлагаемое изменение влияет на ход запуска производства и последующую эксплуатацию системы,

• какое влияние предлагаемое изменение оказывает на график и бюджет проекта,

• Существуют ли альтернативные решения без изменения сферы действия - например, организационные изменения в компании, отказ от других функций и т. д.

После рассмотрения вышеуказанных элементов менеджера проекта (в случае незначительных изменений) или Руководящего комитета проекта (в случае значительных изменений), утвердите новый обновленный объем проекта, в соответствии с которым реализация продолжается.

Не забудьте сообщить о смене всех участников проекта, на чью работу это оказывает влияние. Необходимо обновить соответствующую часть проектной документации, относящейся к изменению.
Очевидно, что изменения в области, представленные на более ранних этапах проекта, легче рассмотреть - чем меньше часть целевого решения была настроена, задокументирована и протестирована, тем меньше элементов нам нужно изменить или повторить (например, интеграционные тесты).
Таким образом, фактическая стоимость внесения изменений в область действия увеличивается с ходом реализации и является самой маленькой на начальном этапе. По этой причине в методологии реализации BCC акцент на определении области находится в «фазе 0» проекта.

источник: www.bcc.com.pl
Автор: Томаш Хорак

Похожие